Migrar de Navision (también conocido como Dynamics NAV) a Business Central no es solo un cambio de sistema, sino una evolución hacia una plataforma más moderna, eficiente y conectada. Comprender qué implica esta transformación, desde el punto de vista técnico y económico, es fundamental para cualquier empresa que quiera planificar bien su inversión.
La migración puede parecer un proceso complejo, pero con la información adecuada es posible abordarlo con claridad y realismo. A lo largo de este contenido, desglosaremos los distintos factores que afectan al presupuesto, los modelos de licenciamiento, las fases del proyecto y los elementos que pueden incrementar o reducir el coste final.
¿En qué consiste la migración de Navision (Dynamics NAV) y por qué debería importarte?
Migrar Dynamics NAV a Business Central significa actualizar tu ERP a una versión más potente, basada en la nube, que ofrece funcionalidades más modernas, mejor integración con otras herramientas de Microsoft y una experiencia de usuario optimizada.
Esta transición es especialmente relevante para aquellas empresas que buscan escalabilidad, automatización de procesos y actualizaciones continuas sin interrupciones. Además, Dynamics NAV ha dejado de recibir mejoras funcionales, lo que significa que Business Central es el camino natural para seguir evolucionando sin quedar obsoleto.
Precio de las licencias en Business Central
Uno de los primeros elementos para tener en cuenta en el presupuesto de migración son las licencias. Business Central ofrece dos tipos principales: Essentials y Premium.
Las licencias Essentials incluyen gestión financiera, ventas, compras, inventario, proyectos y recursos humanos. Es la opción adecuada para la mayoría de las empresas.
Por otro lado, las licencias Premium añaden funcionalidades avanzadas como gestión de servicios y fabricación, siendo recomendables para sectores industriales o de servicios técnicos con requerimientos específicos.
Diferencias clave entre On-Premise y Cloud
A la hora de decidir el modelo de despliegue, muchas empresas se enfrentan a la duda: ¿On-Premise o Cloud? En la versión On-Premise, el software se instala en servidores propios, lo que implica un coste inicial mayor y una mayor responsabilidad en mantenimiento, seguridad y backups.
En cambio, el modelo Cloud se basa en una suscripción mensual y se ejecuta desde la nube de Microsoft. Ofrece ventajas como actualizaciones automáticas, reducción de infraestructura, alta disponibilidad y accesibilidad desde cualquier lugar, lo que lo convierte en la opción preferida actualmente.
Conversión de licencias de Dynamics NAV a Business Central: ¿Cuántas obtienes?
Microsoft ha establecido una política de conversión para clientes que migran desde Dynamics NAV con mantenimiento activo. En la transición a Business Central en la nube, las licencias se convierten en una proporción de 1 a 3, lo que significa que por cada usuario concurrente de NAV, se obtienen tres usuarios nominales en Business Central.
Para el modelo On-Premise, la conversión puede ser de 1 a 2, manteniendo condiciones similares. Este esquema busca facilitar la adopción y reducir el impacto económico inicial de la migración.
Modelos de pago y estructuras de precios
El modelo de pago en Business Central puede ser mediante compra perpetua (solo disponible en On-Premise) o mediante suscripción mensual, que es la opción habitual en la nube. La compra implica un desembolso mayor al inicio, mientras que la suscripción permite escalabilidad y control de costes a lo largo del tiempo.
Un aspecto relevante es el Enhancement Plan (anteriormente BREP), un contrato anual que otorga derecho a soporte y actualizaciones para las versiones On-Premise. En la nube, estas mejoras ya están incluidas en la suscripción.
Costes ocultos y extras que debes considerar
Aunque el licenciamiento y el despliegue son parte central del presupuesto, hay otros costes adicionales que pueden influir de forma significativa. Si decides mantener la versión On-Premise, es posible que necesites renovar tu infraestructura de hardware.
A ello se suman las integraciones con sistemas de terceros, las personalizaciones específicas y las extensiones que tu empresa haya desarrollado sobre Dynamics NAV. Estas tareas pueden requerir desarrollo adicional para ser compatibles con Business Central.
También hay que considerar el soporte post-implementación, las horas de mantenimiento continuo, el coste del hosting si no se utiliza la nube de Microsoft, y el tiempo interno que deberán dedicar tus equipos a pruebas, formaciones y workshops.
Fases del proyecto de migración y sus costes asociados
El proceso de migración se estructura en varias fases, cada una con su coste asociado. Comienza con una fase de consultoría y análisis de negocio, donde se identifican necesidades, procesos clave y personalizaciones.
Luego se aborda la migración técnica de datos, que incluye limpieza, depuración y uso de herramientas como RapidStart. En muchos casos se requiere también desarrollo de extensiones o adaptación de funcionalidades específicas.
No menos importante es la formación de usuarios, esencial para asegurar una adopción efectiva. Finalmente, la puesta en marcha y el mantenimiento continuo garantizan que el sistema funcione correctamente desde el primer día.
Duración estimada de un proyecto de migración
El tiempo de implementación de un proyecto de este tipo varía según la complejidad. Para empresas con procesos estándares y pocos desarrollos, puede completarse en 2 o 3 meses. En organizaciones con muchas personalizaciones o integraciones, el proyecto puede extenderse hasta los 6 o incluso 12 meses.
Planificar con antelación y definir bien el alcance es clave para evitar desviaciones en plazos y costes.
Beneficios tangibles tras la migración de Dynamics NAV
Uno de los principales beneficios de migrar es contar con un sistema que se actualiza automáticamente, sin interrupciones ni costes adicionales. Además, la integración con herramientas como Microsoft 365, Outlook y Teams es fluida.
El acceso remoto desde cualquier dispositivo mejora la productividad, y la seguridad en la nube garantiza que los datos estén siempre protegidos. También se obtiene información en tiempo real, mejorando la toma de decisiones y el control del negocio.
Buenas prácticas para optimizar costes en la migración
Reducir el presupuesto de migración sin comprometer la calidad es posible si se aplican buenas prácticas. Una de ellas es realizar una limpieza previa de datos, eliminando registros duplicados o inútiles. También conviene evaluar cuáles campos o procesos realmente necesitan migrarse.
Elegir un partner con experiencia es clave para evitar errores y trabajar con una metodología eficiente. Por último, asignar los recursos internos adecuados y planificar correctamente las fases del proyecto evitará imprevistos y sobrecostes.
Comparativa práctica: Business Central en la nube vs en local
El modelo en la nube destaca por su escalabilidad, actualizaciones automáticas y menor coste de mantenimiento. Es ideal para empresas que quieren crecer sin preocuparse de la infraestructura. En cambio, la versión On-Premise es adecuada si se requiere mayor control sobre los datos o si existen restricciones normativas.
En términos de costes, la suscripción mensual en la nube suele ser más accesible a corto plazo, mientras que el modelo local implica una inversión inicial más alta, pero sin pagos recurrentes. Elegir entre ambos depende de las necesidades operativas, presupuestarias y técnicas de cada empresa.
