Las acciones correctivas y preventivas tienen un papel fundamental en cualquier organización ya que permiten un ciclo de mejora continua en la misma. Estas acciones resultan fundamentales para incorporar el pensamiento basado en el riesgo y alcanzar la conformidad con el requisito de mejora continua en el sistema de gestión de calidad.
Gracias a las acciones correctivas y preventivas podemos eliminar procesos repetitivos con causa común y prevenir que el problema vuelva a repetirse. Corregir los errores está muy bien, pero ya puestos… eliminar las causas que los provocan es aún mejor, ¿no crees? Por eso, hoy vamos a profundizar en los conceptos de acciones correctivas y preventivas en un sistema de calidad.
¿Qué son las acciones correctivas y preventivas?
La norma ISO 9001:2015 define las acciones correctivas y preventivas como «la acción para eliminar la causa de una no conformidad y evitar que vuelva a ocurrir», aunque en realidad, habría que definirlas por separado:
- Acción correctiva: elimina la causa de una no conformidad y previene su recurrencia.
- Acción preventiva: elimina la causa de una posible no conformidad o situación potencial no deseada que aún no ha ocurrido.
Las propias definiciones ya nos indican que, antes de poder aplicarlas, vamos a tener que identificar las causas de la no conformidad. Una vez hayamos completado el primer paso, deberemos realizar las acciones y cambios necesarios dentro del sistema para que no se repita. Por último, pero no menos importante, es necesario un análisis para evaluar que realmente estas acciones han sido eficaces.
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Gestionar acciones correctivas y preventivas con un QMS
Cuando hablamos de acciones correctivas y preventivas, disponer de un Sistema de Gestión de la Calidad QMS como ShareMe QMS, nos permite automatizar estos procesos de no conformidades y CAPA (las siglas en inglés por las que se conoce a la gestión de acciones correctivas y preventivas, Corrective Action Preventive Action), entre otros.
Entre sus múltiples características, ShareMe QMS permite el control de versiones de los documentos, facilita el cumplimiento de normativas GxMP’s y de la norma 21 CFR Part 11 dictada por la FDA, con audit trail en los registros y bloqueo de password.
De entre todos los módulos que componen ShareMe QMS (documentación, registros, reclamaciones, auditorías, proveedores…), vamos a centrarnos en los dos módulos que nos ayudan a mejorar la gestión de acciones correctivas y preventivas:
Módulo de no conformidades
El módulo de no conformidades de ShareMe nos permite registrar estas no conformidades detectadas clasificándolas por diversos criterios. Se deben especificar los responsables de analizarlas e implementar el flujo de trabajo de gestión (apertura, comunicación, análisis y cierre). ShareMe permite disponer de estadísticas e informes de las mismas.
Así mismo, tal y como indica la norma, desde el QMS puedes tomar las acciones correctivas y preventivas apropiadas y necesarias. Además, asegurarnos que se implementen correctamente y que, una vez aplicadas, sean eficaces.
Módulo de acciones
Desde el módulo de acciones de ShareMe podremos gestionar el procedimiento que se nos exige. Nos permite abrir acciones correctivas y preventivas y relacionarlas con las no conformidades detectadas, con las desviaciones detectadas en auditorías (internas o externas) o con las reclamaciones que nos abren nuestros clientes.
Este módulo permite definir las personas implicadas en su proceso: investigadores, aprobadores, ejecutores y verificadores. Además, puedes implementar el flujo de trabajo de gestión: apertura, investigación, aprobación, ejecución y verificación y cierre de las mismas. También posibilita especificar fechas para la realización de cada fase, planificar tareas a realizar en la gestión de la acción y obtener estadísticas e informes.
ShareMe QMS con la tecnología de Microsoft SharePoint
ShareMe QMS está implementado bajo la tecnología de la plataforma SharePoint perteneciente al líder tecnológico Microsoft. Esto permite a las compañías disponer de un sistema de gestión documental y de procesos de última generación. Contar con un QMS es de gran ayuda para la colaboración, comunicación y compartición de información entre los empleados y departamentos.
Nuestro QMS proporciona avanzadas capacidades de colaboración y de configuración que, unidas a las capacidades de búsqueda y de integración con otros sistemas de gestión (como pueden ser ERP o CRM), hacen de nuestro software una plataforma de colaboración empresarial ideal para cualquier organización.
Si tienes algún tipo de duda o quieres recibir más información acerca de nuestros servicios de acompañamiento en la digitalización de tu empresa, ¡no dudes en contactarnos! Somos Gold Partner Microsoft con más de 30 años de experiencia en consultoría tecnológica.
