Cómo aprovechar al máximo tu ERP con automatización, análisis y la nueva inteligencia artificial
Migrar desde Dynamics NAV (Navision) a Business Central es más que una actualización tecnológica: es un salto hacia un modelo de gestión empresarial basado en la nube, la automatización y la inteligencia artificial.
Pero una vez completada la migración, llega una etapa crítica: cómo aprovechar realmente todo lo que Business Central ofrece para transformar tu operativa. En este artículo te compartimos las mejores prácticas para la fase post-migración, con foco especial en Copilot y la IA integrada.
1. Formación orientada al cambio y al nuevo rol de ERP
La migración puede ser técnicamente exitosa, pero si los usuarios no adoptan la nueva plataforma, el proyecto no alcanzará su verdadero potencial.
Qué hacer:
- Organiza formaciones no solo técnicas, sino también estratégicas: qué cambia en el día a día y por qué.
- Introduce a los usuarios en el uso de Copilot, el asistente inteligente de Microsoft.
- Incentiva el uso de funcionalidades como búsquedas mejoradas, sugerencias de tareas o resúmenes automáticos.
Copilot permite, por ejemplo, que un contable genere borradores de informes financieros con una simple instrucción de texto. Menos clics, más enfoque en decisiones.
2. Rediseña procesos con visión de eficiencia e IA
Business Central no está pensado para replicar lo que hacías en NAV, sino para mejorarlo drásticamente. Por eso, esta es la mejor fase para repensar procesos y eliminar cuellos de botella.
Apalanca herramientas como:
- Flujos automatizados con Power Automate.
- Sugerencias inteligentes de Copilot en compras, inventario y finanzas.
- Notificaciones proactivas: el sistema anticipa desviaciones antes de que se conviertan en problemas.
Ejemplo: Copilot puede ayudarte a prever problemas de liquidez basándose en facturas pendientes y previsiones de ventas, generando alertas y acciones recomendadas.
3. Activa el valor del dato con análisis en tiempo real
Business Central trabaja en la nube y centraliza la información de todas las áreas. Pero si no la conviertes en análisis, solo estás almacenando datos.
Recomendaciones:
- Usa Power BI integrado para crear dashboards de control en tiempo real.
- Delega en Copilot para generar explicaciones de los gráficos (“¿por qué bajaron las ventas en abril?”).
- Utiliza KPIs personalizados por departamento.
Lo que antes requería semanas de Excel ahora se resuelve con visualizaciones dinámicas y respuestas automáticas del asistente.
4. Explora la integración con el ecosistema Microsoft 365
Business Central está diseñado para trabajar conectado con Outlook, Excel, Teams y el resto del entorno Microsoft.
Buenas prácticas:
- Automatiza tareas desde Outlook, como creación de facturas desde correos.
- Usa Teams para compartir documentos contables directamente desde el ERP.
- Apóyate en Excel conectado a tiempo real para análisis avanzados.
La sinergia entre Business Central y Copilot en Outlook es enorme: puedes ver estados de pedidos, saldos o crear presupuestos desde un correo sin entrar al ERP.
5. Evoluciona con cada actualización (y no las sufras)
Business Central se actualiza cada seis meses. A diferencia de NAV, no requiere instalaciones complejas ni paradas operativas.
Qué hacer:
- Planifica una “revisión de valor” tras cada actualización.
- Evalúa las nuevas funciones de IA que se vayan incorporando.
- Usa entornos sandbox para pruebas antes de aplicar cambios en producción.
Cada actualización puede traer nuevos componentes de IA, mejoras de rendimiento o automatizaciones que pueden reemplazar tareas manuales actuales.
6. Haz de la IA tu copiloto empresarial
Ya no hablamos del ERP como una herramienta pasiva. Con Copilot, Business Central te sugiere, te advierte y te ayuda a decidir.
Ámbitos donde Copilot marca la diferencia:
- Redacción automática de textos y documentos.
- Generación de presupuestos inteligentes.
- Identificación de tendencias o anomalías financieras.
- Predicciones de demanda y rotura de stock.
La IA ya no es una promesa: es una función disponible en Business Central que las empresas más ágiles ya están usando para ganar tiempo, precisión y competitividad.
La verdadera transformación digital no termina con la migración. Empieza después. Si quieres que tu empresa saque partido real de Business Central, necesitas una estrategia post-migración centrada en tres pilares: personas, procesos e inteligencia artificial.
