La facturación electrónica ha tomado un papel clave en la transformación digital de las empresas. Con la normativa vigente, es importante entender los formatos estructurados aceptados, como CEFACT, UBL, EDIFACT y Facturae, mientras que el PDF dejará de ser un formato válido. En este artículo, te explicamos detalladamente estos formatos y cómo elegir el adecuado para tu negocio.
¿Qué es la facturación electrónica y por qué es importante el formato?
La facturación electrónica implica el envío de facturas en un formato digital que permita su procesamiento automatizado. Este formato debe cumplir con estándares específicos que aseguren la interoperabilidad entre los diferentes sistemas de facturación. Utilizar el formato correcto no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino también una mayor eficiencia y reducción de errores en el intercambio de facturas.
Los formatos estructurados de facturación electrónica aceptados
A continuación, describimos los principales formatos estructurados de facturación electrónica, válidos y aceptados en España y en otros países:
- CEFACT: Este formato, basado en el lenguaje XML, es gestionado por la Comisión Económica para Europa de las Naciones Unidas (UNECE). Es aplicable a múltiples sectores industriales y facilita el intercambio de datos comerciales a nivel global. La especificación SCRDM – CII es uno de los esquemas más comunes para su uso.
- UBL (Universal Business Language): UBL es un formato estándar ampliamente utilizado en la Unión Europea. También está basado en XML y permite representar documentos como facturas electrónicas de manera estructurada. Este formato es compatible con muchos sistemas ERP, lo que facilita la integración en procesos de negocio.
- EDIFACT: El formato Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport (EDIFACT) es un estándar respaldado por la ONU. Es muy utilizado en industrias que manejan grandes volúmenes de transacciones electrónicas, como la automotriz y la logística. Permite el intercambio electrónico de datos de manera eficiente y confiable.
- Facturae: Facturae es el formato estructurado obligatorio para facturar a las Administraciones Públicas en España. Basado en XML, cumple con la normativa española y requiere la firma electrónica para garantizar la autenticidad e integridad de los documentos.
El PDF ya no es un formato válido: ¿Qué implica este cambio?
Durante mucho tiempo, las empresas han utilizado el PDF como un formato sencillo para enviar facturas electrónicas. Sin embargo, con la llegada de la nueva normativa, este formato ya no será válido a partir de la fecha de operación establecida. La principal razón de esta eliminación es que los formatos estructurados permiten el procesamiento automático de la información, mientras que el PDF es solo una representación visual de la factura que no puede ser gestionada automáticamente por los sistemas de facturación electrónica.
¿Cómo acordar el contenido de la factura con tu proveedor de servicios?
Es fundamental que las empresas acuerden contractualmente el contenido de las facturas electrónicas con sus proveedores de servicios antes de la fecha de operación. Este acuerdo debe incluir los campos personalizados y la estructura de los datos según el formato elegido. Asegurarse de cumplir con estos acuerdos evitará malentendidos y garantizará una transición fluida hacia el uso de la facturación electrónica estructurada.
¿Por qué es esencial elegir el formato adecuado para tu empresa?
Escoger el formato adecuado para la facturación electrónica no solo es una obligación legal, sino que también puede mejorar la eficiencia operativa y reducir los errores. La integración de formatos estructurados como UBL o Facturae con sistemas ERP y otros sistemas contables permite automatizar procesos, reducir costes y minimizar la intervención humana. Esto es especialmente relevante para empresas que operan en sectores industriales o que gestionan grandes volúmenes de transacciones.
¿Qué formatos de facturación electrónica son usados en diferentes sectores?
El uso de ciertos formatos puede variar según el sector. En España, por ejemplo, el sector público requiere el uso de Facturae, mientras que industrias como la automotriz o logística prefieren el uso de EDIFACT debido a su alto nivel de aceptación internacional. Por otro lado, UBL es popular en pequeñas y medianas empresas que buscan un formato estandarizado y compatible con otros sistemas de gestión.
Conclusión
Adoptar un formato estructurado para la facturación electrónica es esencial para cumplir con la normativa vigente y mejorar los procesos operativos de las empresas. A medida que el PDF deja de ser una opción válida, elegir entre CEFACT, UBL, EDIFACT o Facturae puede marcar la diferencia en la eficiencia de tu negocio y en tu capacidad para cumplir con los requisitos legales y contractuales.
