Un Sales Order Agent es una solución basada en inteligencia artificial diseñada para automatizar la recepción, interpretación y procesamiento de solicitudes de pedido recibidas por correo electrónico. Esta herramienta actúa como un asistente virtual que analiza los emails entrantes, identifica los productos, cantidades, condiciones comerciales y transforma esa información en presupuestos o pedidos dentro del sistema ERP.
Funcionamiento del Sales Order Agent: del email al pedido confirmado
El agente inicia su labor analizando el cuerpo del correo electrónico, extrayendo datos esenciales como los artículos solicitados, cantidades, unidades de medida, fechas de entrega y cualquier número de referencia. A continuación, verifica la disponibilidad de los productos en Business Central y genera un borrador de presupuesto o pedido.
Antes de cualquier envío al cliente, el sistema requiere la validación manual de un usuario designado. Esta revisión permite ajustar descuentos, añadir costes de envío u otras condiciones. Una vez validado y aceptado por el cliente, el agente puede transformar automáticamente el presupuesto en un pedido de venta, todo gestionado desde el entorno de Microsoft 365.
Flujo operativo del Sales Order Agent paso a paso
El proceso completo se desencadena a partir de un correo electrónico del cliente:
IA y procesamiento del lenguaje natural en la automatización comercial
El motor que impulsa al Sales Order Agent es una combinación avanzada de inteligencia artificial y procesamiento de lenguaje natural (PLN). Esta tecnología permite que el sistema comprenda correos redactados en lenguaje natural, interprete intenciones comerciales y actúe en consecuencia, extrayendo con precisión la información relevante para generar documentos comerciales fiables.
Integraciones claves: email, Microsoft 365 y ERP
El agente opera en entornos que integran Microsoft Exchange (correo), Microsoft 365 (para flujos y revisión en Copilot) y Dynamics 365 Business Central como ERP. Esta integración le permite leer correos, crear documentos, gestionarlos desde tareas en Copilot y reflejar automáticamente los cambios en BC, facilitando un flujo de trabajo continuo y sin fricciones.
Características esenciales del Sales Order Agent
El agente destaca por su capacidad de extraer automáticamente información de correos electrónicos, generar propuestas comerciales en PDF y transformarlas en pedidos, siempre bajo supervisión humana. Utiliza el panel de tareas en Copilot para mantener al usuario al tanto de cada paso, permitiendo ajustes antes de enviar cualquier comunicación externa.
Ventajas de automatizar el procesamiento de correos comerciales
Gracias a esta solución, las empresas pueden reducir significativamente el tiempo invertido en la gestión manual de solicitudes. Además, disminuye los errores humanos derivados de una interpretación incorrecta de los correos, y libera al equipo de ventas para tareas de mayor valor añadido. También aporta estandarización y consistencia en las respuestas al cliente.
Supervisión y control humano: un paso esencial
Aunque el proceso esté automatizado, el Sales Order Agent siempre requiere la aprobación de un usuario antes de enviar presupuestos o confirmar pedidos. Esta revisión manual garantiza calidad, personalización y alineación con las políticas comerciales vigentes.
Limitaciones actuales del Sales Order Agent
El agente aún presenta algunas restricciones:
- Solo es compatible con buzones de Microsoft Exchange y no puede procesar archivos adjuntos.
- Maneja únicamente presupuestos y pedidos de venta.
- No puede crear nuevos artículos ni contactos: estos deben existir previamente en Business Central.
- Solo admite líneas de tipo “Artículo”, con un límite aproximado de 15 por documento.
- No gestiona descuentos ni precios por email: se calculan con la lógica de BC.
- Solo puede ser activado por agentes definidos, no por administradores delegados.
Disponibilidad por región e idioma
Actualmente, el Sales Order Agent está en fase de “Public Preview” desde el 7 de marzo de 2025. La disponibilidad general (GA) está prevista para julio de 2025. De momento, solo puede utilizarse en las regiones AU (Australia), CA (Canadá), GB (Gran Bretaña), NZ (Nueva Zelanda) y US (Estados Unidos).
Requisitos técnico y configuración previa
Para utilizar esta herramienta es necesario:
- Tener una suscripción activa a Microsoft 365 y buzones de Exchange.
- Configuración previa en Business Central con recetas y permisos adecuados.
- Existencia de los datos maestros (productos, clientes) en el sistema.
Comparativa: ¿Cómo se diferencia del Microsoft Copilot?
A diferencia del Copilot, que actúa más como un asistente contextual para tareas diversas, el Sales Order Agent está especializado y automatiza un flujo de negocio completo, desde la entrada del correo hasta la generación del pedido. Copilot puede complementar este proceso, pero no lo sustituye.
Casos de uso reales: del email a la confirmación de pedido
Un caso típico es el de un cliente que solicita por email un presupuesto para varios artículos. El agente identifica automáticamente los ítems, genera la propuesta, la envía previa revisión, y si el cliente responde con aprobación, transforma el presupuesto en pedido, cerrando el ciclo comercial sin intervención adicional.
Requisitos para la integración técnica y activación
Para activarlo, es imprescindible contar con un entorno Microsoft 365 compatible y tener una configuración inicial en Business Central. Es necesaria la activación por parte de un agente interno y no está disponible para administradores delegados.
Opiniones de usuarios: valoraciones y experiencias
Los primeros usuarios destacan el ahorro de tiempo, la reducción de errores manuales y la facilidad de revisión a través del panel de tareas. Sin embargo, mencionan también limitaciones actuales como el manejo exclusivo de correos sin adjuntos o la imposibilidad de trabajar con otras entidades fuera de “Artículos”.
¿Cómo empezar con Sales Order Agent?
En Marqués, ya estamos preparados para este cambio: contamos con la experiencia, los conocimientos técnicos y los partners adecuados para ayudarte a implementar esta solución de forma efectiva. Te acompañamos en todo el proceso de onboarding, configuración y adopción inicial dentro del entorno BC y Microsoft 365.
