Acciones y No Conformidades son dos términos que siempre están presentes en cualquier departamento de calidad. Y es que las acciones correctivas y preventivas tienen un papel fundamental en cualquier organización ya que permiten un ciclo de mejora continua en la misma. Con ellas eliminamos procesos repetitivos con causa común y prevenimos que el problema vuelva a repetirse. Corregir los errores está muy bien, pero eliminar las causas que los provocan es todavía mejor.
Las acciones y no conformidades son herramientas fundamentales para la mejora continua de la calidad y la eficiencia de los procesos de una organización. Sin embargo, muchas veces se gestionan de forma deficiente, lo que impide aprovechar todo su potencial. Gestionar acciones y no conformidades es mucho más simple si se cuenta con un software QMS (Quality Management System), también conocido por sus siglas en castellano SGC (Sistema de Gestión de Calidad).
5 claves para mejorar la gestión de acciones y no conformidades
La norma ISO 9001:2015 define una Acción Correctiva como «la acción para eliminar la causa de una No Conformidad y evitar que vuelva a ocurrir». La propia definición ya nos indica que vamos a tener que identificar las causas de la no conformidad, realizar las acciones y cambios necesarios dentro del Sistema de Gestión para que no se repita, y por último, evaluar que realmente estas acciones han sido eficaces. Estas son las 5 claves a tener en cuenta durante el proceso:
Definir claramente qué es una acción y qué es una no conformidad
Una acción es una tarea que se realiza para prevenir o corregir un problema, mientras que una no conformidad es una desviación o incumplimiento respecto a un requisito establecido. Ambas deben estar documentadas y registradas en un sistema de gestión.
Asignar responsables y plazos para cada acción y no conformidad
Es importante que cada acción y no conformidad tenga un responsable definido que se encargue de ejecutarla, supervisarla y verificarla. También es necesario establecer plazos razonables para su cumplimiento, que se ajusten a la prioridad y complejidad del problema.
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Hacer un seguimiento periódico de todas ellas
No basta con registrar las acciones y no conformidades, hay que hacer un seguimiento de su estado y evolución. Para ello, se pueden utilizar indicadores, tableros de control, reuniones de revisión o auditorías internas. El objetivo es verificar si se están cumpliendo los plazos, si se están resolviendo los problemas y si se están evitando su recurrencia.
Analizar las causas raíz que las originan
Para lograr una mejora efectiva, no basta con resolver los problemas, hay que identificar y eliminar sus causas raíz. Para ello, se pueden utilizar herramientas como el análisis de Pareto, el diagrama de Ishikawa o el método de los 5 porqués. El objetivo es encontrar las causas fundamentales que originan los problemas y actuar sobre ellas.
Evaluar la eficacia de las acciones y no conformidades
Una vez implementadas las acciones y resueltas las no conformidades, hay que evaluar si han sido eficaces, es decir, si han logrado los resultados esperados. Para ello, se pueden utilizar criterios como la satisfacción del cliente, el cumplimiento de los requisitos, la reducción de los costes o la mejora de los procesos. El objetivo es medir el impacto de las acciones y no conformidades en la calidad y la eficiencia de la organización.
La Gestión de Acciones con ShareMe QMS
ShareMe QMS es una solución de Gestión de Calidad que optimiza los procesos de las empresas y facilita su gestión. Desde el módulo de acciones de ShareMe, se pueden gestionar los procedimientos y estándares de calidad que nos exigen: abrir acciones y relacionarlas con las No Conformidades detectadas, desviaciones detectadas en auditorías (internas o externas) o con reclamaciones que nos abren nuestros clientes.
Este módulo permite planificar los participantes de cada fase por la que pasará una acción ya sea correctiva o preventiva. Estas fases se dividen en: investigación, aprobación, ejecución y verificación. Por lo tanto, podremos definir quien es el responsable de realizar la investigación, de aprobarla, de ejecutarla y verificarla. También podremos asignar las fechas previstas para cada una de las fases mencionadas anteriormente, planificar tareas a realizar en la gestión de la acción y finalmente obtener estadísticas e informes que podremos exportar a Excel.
La Gestión de No Conformidades con ShareMe QMS
El módulo de No Conformidades de ShareMe nos permite: registrar estas no conformidades detectadas clasificándolas por diversos criterios, especificar los responsables de analizarlas, implementar el flujo de trabajo de gestión (apertura, comunicación, análisis y cierre) y disponer de estadísticas e informes de las mismas.
Así mismo, tal y como indica la norma, hay que tomar las acciones correctivas apropiadas y necesarias, que éstas se implementen correctamente y que, una vez aplicadas, sean eficaces. Disponer de un Sistema de Gestión de la Calidad como ShareMe QMS, nos permite automatizar los procesos de No Conformidades y CAPAs, entre otras muchas más funcionalidades, con la reducción de tiempos importante que esto supone.
ShareMe QMS está implementado en tecnología SharePoint de Microsoft, lo que permite a las compañías disponer de un sistema de gestión documental y de procesos de última generación para la colaboración, comunicación y compartición de información entre sus empleados. Proporciona avanzadas capacidades de colaboración y de configuración que unidas a las capacidades de búsqueda y de integración con otros sistemas (ERP, LIMS, CRM, e-commerce…) hacen de nuestro software una plataforma de colaboración empresarial ideal para cualquier organización.
Si quieres ampliar información o solicitar una demo, ¡no dudes en contactarnos a través del siguiente formulario o llamando al teléfono 902 101 539! Nuestro equipo de consultores estará encantado de aclarar tus dudas.
