En la gestión de calidad, la implementación efectiva de acciones correctivas y preventivas es crucial para garantizar la mejora continua y la conformidad con normativas como ISO 9001. Sin embargo, muchas empresas enfrentan desafíos en la identificación, seguimiento y verificación de estas acciones.
ShareMe se posiciona como una solución innovadora que permite gestionar de manera eficiente estos procesos, mejorando la comunicación, trazabilidad y análisis de datos en tiempo real.
¿Qué son las Acciones Correctivas y Preventivas y por qué son importantes?
- Acciones Correctivas: Son medidas implementadas para eliminar las causas de no conformidades detectadas en los procesos, evitando su recurrencia. Su enfoque principal es corregir problemas ya ocurridos.
- Acciones Preventivas: Son estrategias diseñadas para identificar y mitigar riesgos antes de que se conviertan en no conformidades. Su propósito es evitar fallos y mejorar la calidad preventiva en la organización.
La correcta gestión de estas acciones en un SGC/QMS mejora la eficiencia operativa, reduce costos y refuerza el compromiso con la calidad y la satisfacción del cliente.
Gestionar Acciones Correctivas y Preventivas con un QMS
Cuando hablamos de acciones correctivas y preventivas, disponer de un Sistema de Gestión de la Calidad QMS como ShareMe QMS, nos permite automatizar estos procesos de no conformidades y CAPA (las siglas en inglés por las que se conoce a la gestión de acciones correctivas y preventivas, Corrective Action Preventive Action), entre otros.
Entre sus múltiples características, ShareMe QMS permite el control de versiones de los documentos, facilita el cumplimiento de normativas GxMP’s y de la norma 21 CFR Part 11 dictada por la FDA, con audit trail en los registros y bloqueo de password.
De entre todos los módulos que componen ShareMe QMS (documentación, registros, reclamaciones, auditorías, proveedores…), vamos a centrarnos en los dos módulos que nos ayudan a mejorar la gestión de acciones correctivas y preventivas:
Módulo de no conformidades
El módulo de no conformidades de ShareMe nos permite registrar estas no conformidades detectadas clasificándolas por diversos criterios. Se deben especificar los responsables de analizarlas e implementar el flujo de trabajo de gestión (apertura, comunicación, análisis y cierre). ShareMe permite disponer de estadísticas e informes de las mismas.
Así mismo, tal y como indica la norma, desde el QMS puedes tomar las acciones correctivas y preventivas apropiadas y necesarias. Además, asegurarnos que se implementen correctamente y que, una vez aplicadas, sean eficaces.
Módulo de acciones
Desde el módulo de acciones de ShareMe podremos gestionar el procedimiento que se nos exige. Nos permite abrir acciones correctivas y preventivas y relacionarlas con las no conformidades detectadas, con las desviaciones detectadas en auditorías (internas o externas) o con las reclamaciones que nos abren nuestros clientes.
Este módulo permite definir las personas implicadas en su proceso: investigadores, aprobadores, ejecutores y verificadores. Además, puedes implementar el flujo de trabajo de gestión: apertura, investigación, aprobación, ejecución y verificación y cierre de las mismas. También posibilita especificar fechas para la realización de cada fase, planificar tareas a realizar en la gestión de la acción y obtener estadísticas e informes.
ShareMe QMS con la tecnología de Microsoft SharePoint
ShareMe QMS está implementado bajo la tecnología de la plataforma SharePoint perteneciente al líder tecnológico Microsoft. Esto permite a las compañías disponer de un sistema de gestión documental y de procesos de última generación. Contar con un QMS es de gran ayuda para la colaboración, comunicación y compartición de información entre los empleados y departamentos.
Nuestro QMS proporciona avanzadas capacidades de colaboración y de configuración que, unidas a las capacidades de búsqueda y de integración con otros sistemas de gestión (como pueden ser ERP o CRM), hacen de nuestro software una plataforma de colaboración empresarial ideal para cualquier organización.
Cómo mejorar la gestión de Acciones Correctivas y Preventivas
ShareMe proporciona una plataforma centralizada para la gestión de calidad, permitiendo a las empresas optimizar sus procesos de mejora continua mediante:
1. Registro y Seguimiento en Tiempo Real
ShareMe permite registrar acciones correctivas y preventivas de manera estructurada, asignando responsables y plazos de ejecución. Gracias a su integración con otras herramientas empresariales, los equipos pueden dar seguimiento a cada medida implementada y recibir notificaciones automáticas sobre el estado de las tareas pendientes.
2. Automatización del Análisis de No Conformidades
A través de inteligencia artificial y análisis de datos, ShareMe identifica patrones en las no conformidades, ayudando a los responsables de calidad a detectar causas raíz y a tomar decisiones informadas sobre las medidas correctivas más efectivas.
3. Comunicación y Colaboración Mejorada
Uno de los problemas más comunes en la gestión de calidad es la falta de comunicación entre equipos. ShareMe soluciona este problema al proporcionar un entorno colaborativo donde los empleados pueden compartir información, aportar soluciones y hacer seguimiento a los planes de acción preventiva y correctiva en tiempo real.
4. Generación de Informes y Auditorías Digitales
ShareMe simplifica el cumplimiento de normativas como ISO 9001, permitiendo generar informes detallados sobre la gestión de acciones correctivas y preventivas, facilitando auditorías internas y externas con toda la documentación organizada en una única plataforma.
5. Evaluación de la Eficacia de las Acciones Implementadas
El éxito de un sistema de gestión de calidad preventiva depende de la verificación de la efectividad de las acciones aplicadas. ShareMe proporciona herramientas analíticas para medir el impacto de las medidas tomadas y permite realizar ajustes en caso de ser necesario.
Beneficios de integrar ShareMe en la Gestión de Calidad
- Mayor transparencia y trazabilidad en la gestión de acciones correctivas y preventivas.
- Automatización del flujo de trabajo, reduciendo tiempos de respuesta ante incidentes de calidad.
- Cumplimiento normativo mejorado con registros completos y accesibles para auditorías ISO 9001.
- Mejora en la toma de decisiones, gracias al análisis de datos en tiempo real.
- Mayor participación de los equipos, fomentando una cultura de calidad en la organización.
Conclusión
La correcta implementación de acciones correctivas y preventivas es un pilar clave en la mejora continua dentro de un SGC/QMS. Con herramientas avanzadas como ShareMe, las empresas pueden automatizar, optimizar y hacer seguimiento de estos procesos, asegurando no solo el cumplimiento normativo, sino también una mayor eficiencia operativa y satisfacción del cliente.
