La implantación de un software ERP es, si cabe, el proceso más delicado y fundamental a la hora de iniciar esta andadura. A pesar de los muchos beneficios que suponen los programas de gestión empresarial como el ERP o el CRM, extraerles el máximo rendimiento no es fácil. Y no porque su utilización sea compleja, todo lo contrario. El principal problema aparece en el momento de la implantación, etapa crucial que debe definir la configuración adecuada del sistema ERP a la empresa.
Esta etapa de definición es muy compleja y si no se realiza de la forma correcta, puede provocar que haya desviaciones en los plazos de ejecución establecidos y que provoquen, por lo tanto, costes imprevistos que generen inestabilidad.
Consejos a tener en cuenta para la implantación de un ERP
Un sistema ERP pyme, así como el de las grandes compañías o cadenas empresariales, necesita un gran seguimiento técnico y corporativo desde el momento en el que se decide llevar a cabo la inversión. Por eso, las recomendaciones a seguir por parte de las compañías que decidan instalar este tipo de herramientas TIC y de gestión empresarial, son las siguientes:
- Antes incluso de iniciar la compra del software, es necesario que la compañía realice un estudio detallado de la situación corporativa y de los objetivos que deberá satisfacer el software ERP o CRM como el de Unit4 ekon. En el informe deben aparecer los posibles problemas potenciales que puedan surgir, así como los aspectos de gestión de mayor dificultad.
- Formar un equipo de trabajo encargado de la supervisión y gestión del proceso de implantación del ERP con conocimientos de la empresa profundos y con capacidad para emprender facilitará la toma de decisiones y, por lo tanto, las fases del proyecto se cumplirán en la fecha señalada.
- Las responsabilidades sobre el proyecto ERP deben dejarse claras desde el inicio del proceso de implantación del software de gestión. Por eso, se debe llegar a un acuerdo para establecer un jefe de proyecto válido tanto para la empresa consultora como para la compañía que desea implantar el programa.
- Establecer fases que permitan llevar un control del tiempo, parametrizar resultados y definir objetivos.
- Proponer hitos o metas en la duración del proceso de implantación del sistema ERP es importante para no perder la noción del tiempo. Se deberían establecer controles mensuales a modo de seguimiento y realizar informes en relación a la evolución del proyecto.
- La liberalización de las agendas de responsabilidades de los gestores del proceso de implantación también es importante para asegurar el cumplimiento de los plazos.
- Establecer, por último, plazos realistas. Como dice el refrán, las prisas son malas consejeras, y en el caso de la configuración de un software ERP lleva toda la razón.
En conclusión, seguir este tipo de recomendaciones a la hora de iniciar un proyecto ERP puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso. O entre la amortización de la inversión o la pérdida de dinero.
