Compra o alquiler del ERP ¿diferencia entre SaaS/Cloud y On-Premise?

¿Estás buscando un software de gestión (ERP) para optimizar los procesos de tu empresa? Entonces debes decidir cómo vas a contratar y usar tu software y, la decisión clave, es decidir entre un modelo de contratación de licencia bajo demanda o una de licencia bajo compra. Pero, antes de empezar con la comparativa, te resumimos la diferencia entre Saas/Cloud a On-Premise:

• Licencia bajo demanda o SaaS (Software as a Service): está basado en la nube y ofrece su servicio al usuario final a través de un navegador. Un software SaaS se basa en la demanda, por lo tanto, la licencia suele ser recurrente (mensual o anual) y bajo un modelo de contratación cuantificable, normalmente por volumen de usuarios (aunque existen otras fórmulas para calcular el consumo o uso que se le da al sistema).
• Licencia bajo compra u On-Premise: el concepto que tradicionalmente se denomina «On-Premise» se basa en modelo de contratación del software en el que el cliente adquiere la licencia del producto en propiedad. Por lo tanto, suele requerir un pago por el sistema o por elementos «tangibles», sin ser recurrente (más allá de posibles mantenimientos o acceso a actualizaciones con pagos periódicos).

Ahora bien, vayamos a detallar las características de cada uno de estos modelos en los factores de decisión principales que se suelen tener en cuenta en la selección de un nuevo software de gestión, como un ERP.

ERP SaaS vs. ERP On-Premise: comparativa

• Alojamiento:

  • SaaS:
    • Los modelos bajo demanda suelen estar alojados en la nube, controlada por el fabricante y, por consiguiente, la licencia de uso lleva incluido todo el alojamiento del sistema. No requiere coste adicional ni en servidores propios del cliente ni todos los costes/inversiones adicionales que ello supone.
  • On-Premise:
    • El software se instala en los servidores propios del cliente (sea en la nube o servidor físico en local). En este caso, toda la responsabilidad y costes asociados al almacenamiento del sistema corresponden al cliente.

Si no quieres preocuparte de tu alojamiento, y prefieres que este tenga un coste más estabilizado y siempre bien escalado y, sin necesidad de hacer grandes inversiones iniciales o costes excesivos en mantenimiento (personal, tecnología, seguridad…), es preferible un modelo de contratación SaaS.

• Actualización:

  • SaaS:
    • Los sistemas basados en la nube y bajo modelos a demanda suelen ser sistemas con actualizaciones constantes y (más o menos) constantes por parte del fabricante. Un software en SaaS suele estar mucho más actualizado a las novedades tecnológicas y compatibilidad con otras tecnologías más avanzadas.
  • On-Premise:
    • En este caso, toda actualización depende directamente del cliente. La capacidad de actualización suele ir vinculada a un importe anual de mantenimiento / actualización que da permiso al cliente a acceder a nuevas versiones y actualizaciones. Es un coste adicional recurrente que debe asumir el cliente si desea ir actualizando su sistema.

Cada vez es más frecuente que los fabricantes prioricen la actualización de sus versiones de producto en SaaS que las que están en On-Premise. Si buscar un sistema actualizado, mejor escoge el modelo SaaS.

• Precio:

  • SaaS:
    • Los modelos bajo demanda tienen dos características en cuanto al precio: escalabilidad y estabilidad. Son modelos que permiten adaptarse mejor a tus requisitos de crecimiento o decrecimiento (porque se ajustan a consumo o usuarios) y son más estables en cuanto a la inversión, pues se basan en pagos periódicos, por ello no requieren grandes inversiones iniciales en tecnología, personal e infraestructura.
  • On-Premise:
    • Un modelo de compra requiere una inversión inicial mayor, y posibles nuevas inversiones a largo plazo, pero con un coste menor recurrente. Aun así, este modelo tiene muchos costes indirectos que, sin una estructura e infraestructura previa, son difíciles de implementar.

El modelo On-Premise es solo recomendable para empresas con una infraestructura y estructura que compense y rentabilice la inversión inicial. Para una empresa pequeña o mediana, en la mayoría de los casos, es aconsejable un modelo SaaS.

• Implementación:

  • SaaS:
    • La implementación de los ERP Cloud / SaaS es mucho más ágil, ya que se puede realizar a distancia. No hace falta instalarlo PC por PC porque el acceso se realiza a través del navegador.
  • On-Premise:
    • En este caso, la implementación es más complicada dado que implicar instalar el software en el servidor y, aparte, puede requerir instalación en local.

Siempre que los otros factores lo permitan, suele ser más ágil una implementación de un software en SaaS.

• Accesibilidad:

  • SaaS:
    • En este caso, se puede acceder desde cualquier parte de forma remota. Simplemente, necesitas un dispositivo con conexión a internet y te podrás conectar desde cualquier lugar y en cualquier momento. En muchos casos, además, los fabricantes ponen a disposición aplicaciones para dispositivos móviles que aún facilitan más la disponibilidad.
  • On-Premise:
    • Por lo que respecta a la modalidad On-Premise no siempre es necesario el acceso a internet para trabajar. Pero, como contrapartida, necesitas tener instalado el software en el equipo y para tener una buena accesibilidad suele ser necesarios software adicional para trabajar fuera del dispositivo predefinido.

En este punto, claramente una solución SaaS/Cloud ofrecerá mejores prestaciones siempre y cuando tengamos acceso a internet desde el dispositivo con el que queremos trabajar.

• Seguridad:

  • SaaS:
    • Es el fabricante el que suele asumir la responsabilidad en la seguridad, debido a que es este quien almacena los datos. Es habitual que existan varias alternativas o servicio en este aspecto, como backups (copias de seguridad), servicios adicionales de seguridad, etc.
  • On-Premise:
    • En este modelo es el cliente quien ser responsabiliza de toda la seguridad y todos los sistemas adicionales que sean necesarios (con su coste extra, por supuesto).

A no ser que el cliente tenga una gran capacidad de gestionar su seguridad y decida tener autonomía, es muy probable que la seguridad que proporciona un fabricante sea siempre más elevada.

• Escalabilidad:

  • SaaS:
    • Esta modalidad suele proporcionar grandes capacidades de escalabilidad e integración con otras herramientas complementarias. Es decir, ofrecen altas prestaciones para una ágil y rápida variación tanto en licencias y precios, como en limitaciones de diversos indicadores del sistema (como la capacidad de almacenamiento, por ejemplo) y, principalmente, gran agilidad y facilidad para integrarse con otros sistemas complementarios.
  • On-Premise:
    • Aunque son escalables cuando se crece, es más complicado decrecer, pues cada vez que necesitemos una ampliación la vamos a adquirir, si luego no la necesitamos, ya la habremos adquirido. Además, las capacidades de integración en modelos On-Premise pueden ser, en algunos casos, más complejas. Pues la mayoría de los fabricantes, actualmente, priorizan las modalidades SaaS y les dan mejores prestaciones.

En este aspecto, hay una clara diferencia en coste-inversión entre la modalidad SaaS, que al ser bajo demanda, siempre estará mejor adaptado a posibles cambios y escalabilidad, que un modelo On-Premise donde todo lo que se quiera hacer se debe adquirir y, además, cada inversión hecha, no se puede revertir.

Asimismo, la mayoría de los fabricantes actuales que disponen de ambas alternativas están poniendo principalmente el foco en dar capacidades de escalabilidad e integración a sus modelos SaaS.

En Marqués lo tenemos muy claro:

Con más de 30 años de experiencia en el sector, asesorando y acompañando a nuestros clientes en sus procesos de transformación digital, somos conscientes de las implicaciones que estas tienen en el día a día de las empresas. La tecnología avanza rápido e ir en contra de estos avances sale muy caro a medio-largo plazo. Por este motivo, somos conscientes de que el Cloud (y el SaaS, a su vez) es el presente y futuro de la mayoría de los sistemas de gestión.

Las capacidades que presta este modelo ofrecen más ventajas que desventajas como te hemos ido detallando en este artículo. Es el modelo más seguro, escalable, flexible, rentable y accesible.

Es un modelo que ofrece mayores prestaciones en muchos aspectos clave como los que hemos repasado en este artículo (seguridad, escalabilidad, flexibilidad, rentabilidad y accesibilidad…) y, además, permite ahorrar grandes costes directos e indirectos por el hecho de incluir en la licencia servicios relacionados con almacenamiento, mantenimiento de infraestructura, seguridad, etc. Sobre todo, esto es más evidente en empresas pequeñas y medianas que no suelen tener una estructura tan preparada para ello.

Ahora que ya sabes las principales diferencias entre Saas/Cloud y On-Premise, queremos remarcar que en Marqués somos especialistas en ofrecer soluciones y tecnología totalmente alineada con la tendencia del mercado, de la mano de fabricantes como Microsoft, que dispone de su ERP Dynamics 365 Business Central y el resto de las soluciones de gestión empresarial, o el grupo CEGID, que dispone de ERP modernos como EKON Cloud o Sigrid.