Un SGA (Sistema de Gestión de Almacén) es un sistema de soporte informático orientado a coordinar todos los aspectos involucrados en la gestión de almacenes, con el objetivo de mejorar procesos, aprovechar el espacio y los recursos, tener mejor control de las existencias y niveles de stock entre otros – en definitiva, optimizar toda la gestión y ahorrar costes.
Cada día más empresas requieren un sistema de control para sus almacenes, ya que disponer de uno implica la necesidad de numerosos procesos, en los que se involucran clientes, proveedores, personal administrativo, etc. Estas tareas comprenden todas las operaciones en un almacén, desde la recepción y expedición de la mercancía, hasta la gestión del stock, pasando por el empaquetado y el etiquetado de los pedidos.
¿Qué funciones tiene un SGA?
La implantación de un Sistema de Gestión de Almacenes tiene como objetivo principal la centralización de todas las tareas y procesos que suceden en el almacén de nuestra empresa. Por esta razón, las operaciones que puede realizar un software SGA con muy variadas; debe tener la capacidad para adaptarse a las características y necesidades específicas de la industria sobre la que se aplica.
Las principales funciones que puede desarrollar un SGA se resumen en las siguientes:
- Gestión del flujo de mercancía: el SGA se encarga de registrar la recepción de productos, sintetizar la información relevante al lote i organizar las expediciones.
- Generación de etiquetas: permite la elaboración de etiquetas con el fin de identificar los productos en función del tipo de etiquetado que utilice la empresa.
- Gestión de las ubicaciones: el software SGA distribuye los productos, optimizando el espacio disponible en el almacén.
- Control del stock en tiempo real: necesario para sintetizar los procesos del inventario y minimizar los errores en el cómputo de las mercancías.
- Gestión de cross docking: minimizar el tiempo de estancia en el almacén de la mercancía cuando ésta se recibe y expide.
- Picking & Packing: coordinación previa a la expedición de las mercancías.
Para que todo esto sea posible, el software SGA debe estar integrado en el ERP de la empresa. De este modo, podrá coordinarse con el resto de las operaciones de la compañía.
¿Qué beneficios aporta un SGA?
Conocer las ventajas de un Sistema de Gestión de Almacenes es fundamental para las empresas que lo adquieren para contribuir a su crecimiento. Un software SGA ayuda principalmente en la supervisión de múltiples niveles de trabajo, mejorando la eficiencia operativa de la mano de obra y del almacén físico.
La automatización que ofrece el sistema contribuye al control del inventario, la cual cosa mejora el rendimiento, la precisión y la velocidad en la que se cumplen las operaciones. Un buen SGA aporta varios beneficios a una empresa, entre las cuales encontramos:
- Mejoras de gestión continuas: el software SGA puede instalarse por etapas y en tiempo real para permitir actualizaciones periódicas, la cual cosa incrementa la productividad de los almacenes, al mismo tiempo que reduce la necesidad de quipos informáticos costosos.
- Visibilidad del inventario en tiempo real: esta característica permite una mayor previsión de suministros y evitar pedidos pendientes, lo que se traduce en una mayor satisfacción por parte de los clientes y gastos más optimizados.
- Asignación de trabajo eficiente: un buen SGA puede aportar una mejora en la gestión de la mano de obra y una reducción del tiempo de desplazamiento dentro de los almacenes.
- Materiales rastreables: los Sistemas de Gestión de Almacenes tienen, por definición, la capacidad de realizar un seguimiento sencillo del inventario, lo que permite una trazabilidad total y, a su vez, reduce la duplicación y permite una asignación precisa.
- Mejor servicio hacia el cliente: las soluciones SGA permiten ajustar los movimientos de inventario y equipos. Los clientes pueden recibir notificaciones anticipadas sobre cada movimiento de sus envíos y de la llegada de sus artículos – en general, un sistema SGA ayuda a sus clientes a estar mejor conectados con alertas sobre sus envíos.
- Optimización de las cadenas de suministro: un SGA tiene la capacidad de recudir y/o suprimir las actividades duplicadas o improductivas, de modo que el personal puede lograr envíos más rápidos y precisos.
Tipos de SGA: soluciones para diferentes necesidades.
Podemos diferenciar entre dos tipos de Sistema de Gestión de Almacenes según su conexión a otras soluciones utilizadas por la empresa.
- SGA Integrado: tal y como indica su nombre, este es un Sistema de Gestión de Almacenes conectado a una solución ERP o CRM. Esto permite disponer de un sistema centralizado que permite gestionar todos los aspectos de la empresa y, al mismo tiempo, evitar información duplicada.
- SGA Independiente: el más básico, se trata de un software autónomo con su propia base de datos, la cual cosa aporta un control total sobre el inventario. Este tipo de SGA es el más apropiado para las PYMES, ya que se utiliza exclusivamente para funciones de gestión de almacenes.
El almacén es un factor clave en muchas empresas, y una gestión eficiente repercute en toda la organización. Un SGA es una herramienta orientada a dar soporte a todos estos procesos y contribuir a una mejora considerable de la logística de una empresa.
